Verwerkersovereenkomst
Laatst bijgewerkt: 29 september 2026.
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden van over4u. Ze regelt hoe CODEV24 VOF (verwerker) persoonsgegevens verwerkt voor de organisatie die over4u gebruikt (verantwoordelijke), zoals bedoeld in artikel 28 AVG. Met het akkoord bij de registratie gaat de organisatie ermee akkoord.
1. Onderwerp en instructies
De verwerker verwerkt de persoonsgegevens die de verantwoordelijke en haar gebruikers in over4u vastleggen, uitsluitend om over4u te leveren en op instructie van de verantwoordelijke. Het gebruik van over4u en de instellingen die de verantwoordelijke kiest (zoals koppelingen), gelden als die instructie. Vindt de verwerker een instructie in strijd met de wet, dan laat hij dat direct weten.
2. Soort gegevens en betrokkenen
Betrokkenen: gebruikers van de verantwoordelijke, en personen over wie de verantwoordelijke gegevens vastlegt, zoals contactpersonen van haar klanten en melders. Gegevens: namen, contactgegevens, functies, en wat de verantwoordelijke zelf vastlegt in actiepunten, projecten, meldingen, verslagen, offertes en uren. over4u is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid); de verantwoordelijke legt die er niet in vast.
3. Geheimhouding en beveiliging
Alleen wie dat voor de dienst nodig heeft, heeft toegang, en is tot geheimhouding verplicht. De verwerker neemt passende maatregelen: gegevens in de EER, versleutelde verbindingen, organisaties strikt gescheiden, wachtwoorden als hash, tweestapsverificatie, versleutelde opslag van sleutels voor koppelingen, een logboek van wijzigingen en dagelijkse backups die 30 dagen bewaard blijven. Meekijken door support gebeurt alleen lezend, op verzoek of bij een storing, en wordt vastgelegd en aan de eigenaren getoond.
4. Sub-verwerkers
De verantwoordelijke geeft toestemming voor de sub-verwerkers in de privacyverklaring: Hetzner (hosting), Mollie (betalingen), Zoho (boekhouding), Brevo (e-mail) en Cloudflare (DNS en e-mail). De verwerker legt hun dezelfde verplichtingen op. Een nieuwe sub-verwerker kondigt hij minstens 30 dagen vooraf aan; de verantwoordelijke kan daartegen bezwaar maken en, als dat niet wordt opgelost, het abonnement opzeggen.
5. Datalekken
Ontdekt de verwerker een inbreuk op de beveiliging die persoonsgegevens van de verantwoordelijke raakt, dan meldt hij dat zonder onredelijke vertraging en binnen 48 uur aan de eigenaren, met wat er bekend is over de aard, de gevolgen en de genomen maatregelen. De verantwoordelijke beslist over een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen; de verwerker helpt daarbij.
6. Rechten van betrokkenen en bijstand
De verantwoordelijke kan de meeste verzoeken zelf in over4u afhandelen (inzien, wijzigen, verwijderen, exporteren). Waar dat niet kan, helpt de verwerker binnen redelijke termijn. Komt een verzoek bij de verwerker binnen, dan stuurt hij het door. De verwerker helpt ook bij een DPIA of een vraag van de toezichthouder, voor zover dat redelijk is.
7. Audit
De verwerker geeft op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat hij deze overeenkomst naleeft. Een audit door een onafhankelijke deskundige is mogelijk na schriftelijk verzoek, hooguit eens per jaar en op kosten van de verantwoordelijke, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming aantoont.
8. Duur en einde
Deze overeenkomst loopt zolang de verwerker gegevens van de verantwoordelijke verwerkt. Na het einde van het abonnement of de proef kan de verantwoordelijke nog 90 dagen alle gegevens exporteren; daarna verwijdert de verwerker ze, en na nog eens 30 dagen ook uit de backups. Facturen van het abonnement bewaart de verwerker zolang de wet dat voorschrijft.
9. Aansprakelijkheid en rangorde
Voor aansprakelijkheid geldt artikel 10 van de algemene voorwaarden. Bij strijd tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens.