Functies
Alles wat een team nodig heeft om afspraken na te komen, zonder ingewikkelde instellingen. Hieronder zie je hoe het eruitziet.
Dashboard en borden
Begin je dag met één overzicht: lopende projecten, wat verlopen is en wat deze week moet. Daaronder werk je op borden per team, klant of onderwerp.
- Elk punt heeft een eigenaar, een deadline en een status
- Snel toevoegen in gewone taal, bijvoorbeeld "Bel klant !vrijdag"
- Slepen om de volgorde te bepalen
Overleg en besluiten
Loop in het teamoverleg samen de open punten langs. Afronden, doorschuiven of laten vervallen gaat met één klik, en alles komt vanzelf in het verslag.
- Verlopen punten en deze week bovenaan
- Besluiten vastleggen en later terugvinden
- Verslagen per overleg
Projecten met fasen
Van intake tot beheer: elk project heeft vaste fasen met een go/no-go, een planning die rekening houdt met vrije dagen, en een verwachte opleverdatum.
- Voortgang per fase
- Waarschuwing als het na de streefdatum dreigt te worden
- Standaardpunten per fase via sjablonen
Klantportaal
Deel per project een leeslink met je klant. Die ziet de fase, de planning en de voortgang, zonder dat jij een update hoeft te mailen.
- Altijd actueel, zonder inloggen
- Geen bedragen, interne notities of reacties
- Link intrekken of vernieuwen wanneer je wilt
Meldingen en formulieren
Vragen, fouten en wensen van klanten komen binnen via een formulier op je site of rechtstreeks uit je eigen software. De melder krijgt een statuslink.
- Formulier zonder programmeren
- Reactietermijnen per klant
- De melder test zelf of het opgelost is
Verkoop
Houd je kansen bij van lead tot gewonnen opdracht, met het bedrag per kans en het totaal van de pijplijn. Een gewonnen kans wordt met één klik een project.
- Bord met kansen per fase
- Offertes in je eigen opmaak, met versies en een leeslink
- Gewonnen omzet per maand in de rapportage
Uren
Schrijf uren op een weekstaat per project of rechtstreeks op een punt. Typ 1,5 of 1:30, over4u telt op per dag en per week.
- Weekstaat en lijst met totalen
- Factureerbaar en niet-factureerbaar
- Exporteren naar Excel
Rapportage
Zie in één oogopslag hoe het gaat: geboekte uren, gewonnen omzet, afgerond werk en waar het open werk zit.
- Over 6, 12 of 24 maanden
- Elke grafiek ook als tabel
- Open punten per projectfase
Workload
Per persoon per week zie je hoeveel werk er gepland staat tegenover de beschikbare dagen, inclusief vrije dagen.
- Ruimte, vol of overvol per week
- Vrije dagen tellen mee
- Punten zonder datum apart
Samenwerken
Nodig collega's uit per mail. Eigenaren beheren het team en de organisatie; medewerkers werken mee op de borden. Noem een collega met @ in een reactie en hij krijgt een seintje.
Gasten
Geef een klant of leverancier toegang tot alleen de borden die je kiest, om mee te kijken of mee te werken. De rest van je omgeving blijft afgeschermd.
Borden naar je eigen hand
Ruim twintig soorten kolommen: van keuzelijst, meerkeuze en persoon tot bedrag, voortgang, periode, e-mailadres, locatie, bestand en een automatisch volgnummer. Deel de tabel in eigen groepen in, kies per kolom het totaal eronder en verberg wat je niet nodig hebt.
Zes manieren van kijken
Bekijk hetzelfde bord als tabel, kanban, kalender, tijdlijn, grafiek of werkdruk per collega. Op de tijdlijn sleep je een balk om de planning te verzetten.
Deelstappen
Knip een punt op in kleine stappen met hun eigen kolommen, zoals uren of kosten. Klap ze uit in de tabel of werk ze af in het punt zelf.
Automatiseren
Laat een bord het vaste werk doen: als de status verandert, een kolom wordt ingevuld of een deadline nadert, wijs het punt toe, vul een kolom, maak deelstappen of stuur een bericht naar Slack, Microsoft Teams of je eigen webhook. Met extra voorwaarden en meerdere acties per regel, en een logboek van wat er liep.
Sprints
Plan het werk van je team in sprints met een voorraad, punten en een verloopgrafiek.
Eigen dashboards
Stel een overzicht samen uit tellers, verdelingen en lijsten over meerdere borden tegelijk.
Samen in één document
Notities, werkafspraken of een verslag bij een bord. Meerdere mensen typen tegelijk in dezelfde tekst en zien elkaars cursor.
Formulier per bord
Laat klanten of collega's zonder account een verzoek insturen: het komt als punt op je bord, met je eigen kolommen als velden. Vragen die alleen bij een bepaald antwoord verschijnen, een bestand meesturen, en beveiligd tegen bots.
Borden aan elkaar koppelen
Koppel een offerte aan de klant op een ander bord en toon daar de status of een kolom van.
Formules
Reken per punt met je eigen kolommen, haakjes en functies als SOM, ALS, AFRONDEN en DAGEN, bijvoorbeeld uren keer tarief plus btw, of het aantal dagen tot de oplevering.
Samen beslissen
Volg een punt om op de hoogte te blijven, vraag een collega om akkoord (met een herinnering als het blijft liggen) en reageer met een duim of een vinkje.
Doelen en mijlpalen
Zet een doel voor je team en zie hoe ver je bent. Maak van een punt met één vinkje een mijlpaal: op de tijdlijn staat die als ruit op de deadline, en je ziet welke keten van punten de einddatum bepaalt.
Planning die meebeweegt
Een tijdlijn met lijnen tussen punten die op elkaar wachten. Loopt een punt uit, dan schuiven de punten erna mee als je dat aanzet.
Uren met een klok
Start de klok op een punt en stop hem als je klaar bent: de uren staan erbij. De workload laat per persoon zien wat er gepland is tegenover de eigen werkweek.
Wie ziet wat
Maak een bord besloten voor een paar collega's, scherm één kolom af voor gasten of medewerkers, of geef een collega een rol op maat die minder mag. Eén overzicht laat zien wie waar bij kan en wat er open staat naar buiten.
Wat er gebeurde
Een logboek per bord en over alles heen: wie wat wijzigde, te filteren op persoon, soort wijziging en zoekwoord.
Snel werken
Spring met Ctrl+K naar elk bord, punt of document, maak een punt aan vanaf het toetsenbord en draai een vergissing met één klik terug.
Startpakketten
Begin met ingerichte borden voor projecten, verkoop of softwareontwikkeling in plaats van een leeg scherm.
Overstappen
Zet je bestaande lijsten in één keer over vanuit Excel of een CSV-export uit bijvoorbeeld monday of Trello.
Inloggen zoals je wilt
Met e-mail en wachtwoord (met tweestapsverificatie, desgewenst verplicht voor iedereen), of met je Microsoft- of Google-account.
Nederlands of Engels
Iedere gebruiker kiest zelf de taal van de schermen en de e-mails. Handig als je met internationale collega's of klanten werkt.
Koppelingen
Zoho Books, GitHub, TOPdesk en je eigen software via een API — per organisatie in te stellen. Lees hoe de API werkt.